سامانه برگزاری مجازی کنفرانس‌ها، سمینارها،همایش‌ها و...

با توجه به اصالت کاربری مودل و بیگ بلوباتن برای برگزاری کلاس و جلسات کوچک داخل دانشگاه، تصمیمی اتخاذ شد که به موجب آن برگزاری سایر انواع رویدادها همچون جلسات، کارگاه ها، سمینارها، کنفرانس ها،مصاحبه ها، اجلاس و غیره در بستر دیگری انجام شود که سهولت استفاده از آن به مراتب بیشتر و کاربری آن غیر کلاسی و بلکه عمومی باشد. برای تحقق این هدف، اشتراک یک ساله سامانه اسکای روم با قابلیت ۳۰۰ کاربرهمزمان خریداری شد و زیر دامنه اختصاصhttps://meet.uok.ac.ir از دانشگاه به آن تعلق گرفت.
کاربری عمومی این سامانه باعث شد که از سوی دانشگاهیان، استقبال بسیار زیادی برای برگزاری رویدادهای مختلف و متنوع از آن به عمل آید. تا کنون 5857 نشست بمدت 1892 ساعت در این سامانه انجام شده است. تعداد  50026 اتصال به اتاق های تعریف شده در این سامانه صورت گرفته است. در مجموع 21105 نفر/ ساعت تا کنون از این سامانه استفاده شده است.

برگزاری کنفرانس ها، سمینارها و کارگاه های مختلف:
برگزاری کنفرانس های علمی، کارگاه و انواع سمینارهای مختلف، جزو لاینفک فعالیت های روزمره در دانشگاه ها به حساب می آیند. مرکز آموزشهای آزاد و الکترونی  دانشگاه کردستان بدون وقفه، این رویدادهای  علمی را به صورت مجازی برای برگزار کنندگان، اعضای مجری و شرکت کنندگان میسر نموده است.
اجلاس بزرگی نظیر اجلاس معاونین آموزشی دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی سراسر کشور با میزبانی دانشگاه کردستان نیز به همین شکل برگزار شد. برای برگزاری این رویدادها در مجموع ۵۲ اتاق در نظر گرفته شده است. از این اتاق ها تاکنون نزدیک به ۳۰۰۰ نفر  و به مدت ۴۱۷ ساعت استفاده کرده اند.
همچنین به برگزاری همایش مدیران استعدادهای درخشان دانشگاهها و مراکز آموزش عالی کشور ونیز برگزاری جشنواره تدریس خلاق در آموزش عالی به میزبانی دانشگاه کردستان ودر بستر مجازی می توان اشاره نمود.
شایان ذکر است برخی از اتاق های ایجاد شده چندین مرتبه جهت برگزاری رویدادها مورد استفاده قرار گرفته اند.

آزمون مصاحبه با داوطلبان دکتری:
همزمان با شروع کلاسها مسئله برگزاری مصاحبه داوطلبان تحصیل در دوره دکتری مطرح شد. درمصوبات ابلاغی وزارت علوم به دانشگاهها شرایط ویژه دوران کرونا را برای برگزاری مصاحبه تعیین گردیده بود. لذا دانشگاه کردستان جهت برگزاری مصاحبه، برنامه ریزی و اقدامات دقیقی را برای تطبیق کامل با مصوبات وزارت علوم، تدارک دید. با توجه به مصوبه وزارت علوم، برای هر کدام از داوطلبان مصاحبه یک نام کاربری و گذرواژه منحصر به فرد ایجادشد و به هر مصاحبه شونده ابلاغ شد. هر مصاحبه شونده صرفاً با شناسه و گذرواژه خود و در زمان تعیین شده می توانست وارد اتاق مربوطه شود. به تفکیک دانشکده ها و به تناسب تعداد مصاحبه شوندگان، ۷ اتاق مجازی تخصیص داده شد و نهایتا مصاحبه ها در ۸ روز انجام گرفتند. همچنین بر اساس مصوبه وزارت علوم برای فراهم کردن محیط آزمایشی مصاحبه برای مصاحبه شوندگان یک اتاق جداگانه برای داوطلبان  اختصاص یافت و راهنمای استفاده از اتاق آزمایشی و رفع مشکلات میکروفون و وبکم برای زمان مصاحبه در اختیار آنان قرار گرفته شد.

ایجاد سالن های اختصاصی مجازی برای  واحدهای مختلف دانشگاه (  معاونت ها  – دانشکده ها )  :
قبل از شیوع ویروس کرونا و هنگامی که دانشگاه ها به صورت حضوری فعالیت داشتند، رویدادها و جلسات مختلف و متعددی در داخل دانشکده ها شکل می گرفت و به همین منظور سالن های فیزیکی  اختصاصی ساخته شده و به صورت روزمره مورد استفاده قرار می گرفت. با غیر حضوری شدن دانشگاه ها امکان استفاده از چنین فضاهایی وجود نداشت و خلاء عدم وجود آن در دانشکده ها کاملا محسوس بود.
مرکز آموزشهای نوین و آزاد دانشگاه کردستان درصدد شبیه سازی چنین فضایی برای دانشکده بر آمد و
به همین منظور در بستر اسکای روم برای هر دانشکده سه سالن مجازی اختصاصی ایجاد نمود. برای هر سالن
نام کاربری و رمز عبور مدیریتی تعریف و در اختیار معاونین دانشکده ها قرار داده شد.
اتاق های لازم برای برگزاری مجازی شوراهای مختلف دانشگاه مانند شورای آموزشی ، شورای آموزش مجازی و ایجاد و مورداستفاده قرار گرفتند. با تقاضای برخی مراکز داخل استان برای ایجاد اتاق مجازی این امر برای آنها نیز فراهم شد.

کارگاه های آموزشی آموزش کار در سامانه یادگیری دانشگاه  برای اساتید و کارشناسان:
جهت آماده سازی مدرسین و دانشجویان برای کار با سامانه جدید آموزش مجازی، کارگاه های آموزشی متعددی  برگزار شد. بعلاوه مرکز آموزش های  نوین وآزاد  دانشگاه کردستان اقدام به گردآوری یا تهیه ۳۹ ویدیو آموزشی برای مدرسین ،شش ویدیو برای دانشجویان ،۱۱ راهنمای تصویری برای مدرسین و سه راهنمای تصویری برای دانشجویان نموده است.

برگزاری جلسات دفاع از پروپوزال و پایان نامه̸رساله:
حوزه معاونت آموزشی دانشگاه با پیش بینی تمهیدات لازم، بلافاصله پس از شروع فعالیت های غیر حضوری
دانشگاه ، اقدام به تدوین دستورالعمل و فرایندهای لازم جهت عدم توقف فعالیت های پژوهشی مرتبط با پایان
نامه̸رساله دانشجویان دوره های تحصیلات تکمیلی کرد.
با توجه به دستورالعمل های تدوین شده و آماده بودن زیرساخت های لازم تعداد ۲۱۰ جلسه دفاع برگزار شد که از این تعداد، ۲۱ مورد مربوط به دانشجویان دکتری و ۲۵ مورد مربوط به دانشجویان بین المللی بود.

استقبال از دانشجویان نوورود:
به دلیل غیرحضوری بودن کلاس های دانشگاه و عدم امکان حضور پذیرفته شدگان جدید و محروم شدن این عزیزان از تجارب شیرین ماه های اولیه حضور در جو دانشگاه ، حوزه معاونت آموزشی از همان شهریور ماه برای اقدامات جبرانی برنامه ریزی نموده بود. از جمله اقدامات انجام شده در این خصوص عبارت بودند از: تهیه فیلم خوش آمدگویی و پیام ریاست دانشگاه ؛ تخصیص سه سالن مجازی به هر دانشکده برای تشکیل جلسات معارفه؛ تشکیل گروه های مجازی متشکل از پذیرفته شدگان جدید و مدیرگروه برای  پرسش و پاسخ ͅ در زمینه معرفی اعضای گروه و تخصص ایشان، برنامه ها و چارت درسی رشته؛ و برگزاری جلسات معارفه توسط دانشکده ها  و ۵۱ گروه آموزشی.