معاونت اداری و مالی
وظایف و اختیارات
- ابلاغ کلیه مصوبات، مقررات و آییننامههای ابلاغی از سوی رئیس دانشگاه به واحدهای ذیربط و پیگیری و نظارت بر حسن اجرای آن
- تدوین آییننامهها و دستورالعملها و دستور جلسات مرتبط با وظایف معاونت جهت پیشنهاد به مراجع ذیصلاح برای تصویب
- ارایه گزارشهای توجیهی لازم به رئیس دانشگاه در خصوص وظایف مربوط به واحدهای تحت نظر
- پیشنهاد افراد واجد شرایط برای تصدی سمتهای مدیریتی در حوزه معاونت به ریاست دانشگاه
- نظارت بر واحدهای تابعه بهمنظور حصول اطمینان از حسن اجرای وظایف آنها
- همکاری با سایر معاونتها جهت حسن اجرای برنامههای دانشگاه
- شرکت در شوراها و کمیسیونها، جلسات مختلف داخل و خارج دانشگاه در راستای توسعه ارتباطات و ایفای مسئولیت اجتماعی دانشگاه
- اداره و نظارت بر حسن اجرای کلیه امور اداری و پشتیبانی، مالی، حقوقی و عمرانی دانشگاه، مطابق با مصوبات، مقررات و آییننامههای مربوط
- رسیدگی به اهداف اجرایی دانشگاه، هدایت و نظارت بر چگونگی گردش کارها و روشهای کاری مورد عمل در واحدهای مختلف بهمنظور ایجاد هماهنگی بین فعالیتهای مربوط به واحدها در راستای تحقق اهداف اجرایی دانشگاه
- نظارت بر مصرف اعتبار تخصیصی به واحدهای مختلف بر اساس بودجه تفصیلی مصوب هیأت امنا و سایر قوانین و مقررات مالی مورد عمل دانشگاه و ارایه گزارش جهت طرح در هیأت امنا ذیربط
- تعیین وضعیت موجود دانشگاه از طریق شناسایی نقاط قوت، تنگناها و مشکلات و نیز فرصتها و تهدیدات پیش رو جهت تعیین راهبردهای پیشنهادی در راستای ارتقاء به وضعیت مطلوب
- تدوین، اجرا و پایش برنامه راهبردی معاونت به تفکیک مدیریتهای منابع انسانی و پشتیبانی، مالی، عمرانی و حقوقی در راستای دستیابی به اهداف و سیاستهای کلان و استراتژیک دانشگاه
- جمعآوری و تکمیل اطلاعات موردنیاز بر اساس طرح جامع دانشگاه و برنامهریزی و پیشنهاد بودجه سالیانه
- تشکیل کمیته تدوین روشهای اجرایی بهمنظور بهینهسازی سامانه تعاملات اداری بین واحدهای تابعه با همکاری سایر معاونتهای دانشگاه
- استقرار فرآیند شناسایی درآمدها و کنترل مناسب بر چرخه مالی بهمنظور تهیه گزارشات مدیریتی مالی در جهت ایجاد انضباط مالی در بخشهای مختلف دانشگاه
- انجام سایر امور محوله از سوی رئیس دانشگاه
مسئولیت و حوزه فعالیت
- تعیین خط مشی و نظارت بر حسن اجرای فعالیتهای اداری در سطح دانشگاه.
- اجرای سیاستها و خط مشی های دانشگاه در زمینه های مربوط به امور اداری استخدامی و پشتیبانی.
- تهیه و تنظیم آئین نامه ها بخشنامه ها و دستورالعملهای اداری لازم جهت ارائه به مقامات ذی ربط براساس ضوابط و مصوبات دانشگاه و ابلاغ آن به کلیه واحدها پس از تأیید.
- مراقبت در اجرای مقررات انضباطی و رسیدگی به تخلفات کارکنان و ارجاع مراتب به هیأتهای رسیدگی به تخلفات اداری
- مطالعه و بررسی رسته های شغلی مشاغل دانشگاهی و ارائه نظرات و پیشنهادات اصلاحی به مراجع ذی ربط با همکاری مدیریت برنامه، بودجه ، تحول اداری و بهره وری دانشگاه.
- برنامه ریزی در جهت تأمین نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه و ارائه طرحها و پیشنهادهای لازم و همچنین انجام امور مربوط به استخدام آنها اعم از هیأت علمی و غیرهیات علمی.
- ایجاد و نگهداری بانک اطلاعاتی پرسنلی و سوابق خدمتی و اداری کلیه پرسنل دانشگاه.
- انجام تدارکات و تأمین وسایل و تجهیزات مورد نیاز واحدهای مختلف دانشگاه و سفارش آن از داخل و خارج کشور با هماهنگی کامل واحدهای ذی ربط.
- نظارت بر انجام کلیه امور پشتیبانی و خدماتی دانشگاه و ارائه آن به واحدهای مختلف.
- تهیه طرحهای مربوط به رفاه عمومی کارکنان و نظارت بر حسن اجرای طرحهای مزبور.
- برنامه ریزی و نظارت بر روشهای مطلوب اداره امور استخدامی دانشگاه.
- نظارت بر اجرای صحیح مقررات استخدامی و ارائه راهنماییهای لازم
- همکاری در تهیه و تنظیم و اصلاح مجموعه شرح وظایف نمودار و پستهای سازمانی دانشگاه با مدیریت برنامه ، بودجه ، تحول اداری و بهره وری دانشگاه.
- نظارت بر امور حضور و غیاب طرح تمام وقت اضافه کاری و انتصاب کارکنان (هیأت علمی و غیرهیات علمی).
- مشارکت در جلسات و کمیسیونهای مختلف و اظهار نظر و ارائه پیشنهادات لازم.
- رسیدگی به امور رفاهی و بازنشستگی کارکنان و اتخاذ تصمیمات لازم.
- نظارت بر امر ارزشیابی واحدهای تابعه.
- همکاری با واحد حراست در زمینه حفاظت از ساختمانها اموال و تأسیسات.
- شرکت در جلسات تهیه و تنظیم بودجه پرسنلی کارکنان
- انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق
اهداف اصلی
شامل برنامهریزی، سازماندهی، و نظارت بر فعالیتهای اداری، پرسنلی دانشگاه
بهبود فرآیندهای اداری و استفاده از بستر فناوری و هوشمندسازی کلیه فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی:
- تلاش برای سادهسازی و بهینهسازی فرآیندهای اداری به منظور افزایش کارایی و کاهش زمان انجام کارهاو استفاده از فناوری اطلاعات.
توسعه منابع انسانی:
- شامل برنامهریزی و اجرای دورههای آموزشی، ارتقای سطح دانش و مهارت کارکنان، و ایجاد انگیزه در آنان.
اجرای قوانین و مقررات:
- اطمینان از اجرای صحیح قوانین و مقررات اداری و استخدامی در کلیه سطوح دانشگاه.
نظارت و ارزیابی عملکرد سالیانه:
- پایش و ارزیابی عملکرد کارکنان زیرمجموعه و ارائه بازخورد به منظور بهبود مستمر.
مدیریت اسناد و مدارک:
- سازماندهی و نگهداری صحیح اسناد و مدارک اداری و اطمینان از دسترسی آسان به آنها.
ایجاد و حفظ محیط کاری سالم و ایمن:
- تلاش برای ایجاد محیطی امن، سالم، و مناسب برای کارکنان.
ارتباط مؤثر با سایر واحدها و سازمانها:
- برقراری ارتباط و تعامل مؤثر با سایر واحدهای دانشگاه و سازمانهای مرتبط.
پیشبرد اهداف برنامه استراتژیک دانشگاه:
- مشارکت در تدوین و اجرای برنامهها و سیاستهای کلان دانشگاه در حوزه اداری.
شرح وظایف
- انجام امور استخدامی اعضای هيأتعلمی و كاركنان اداری، صدور احكام مربوط به انتصاب، ترفيع، مرخصی، ماموريت و بازنشستگی و غيره.
- پيشبينی كادر هيأت علمی واحدهای آموزشی و كاركنان بخش اداری با همكاری واحدهای ذيربط و مديريت برنامه و بودجه و تشكيلات و معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی.
- پيشبينی ترفيع و تاريخ بازنشستگی اعضای هيأتعلمی و كاركنان.
- حفظ و نگهداری كليه بخشنامهها ،قوانين و مقررات و آئيننامههای استخدامی
- تشكيل پروندههای پرسنلی برای كليه كاركنان.
- همكاری نزديک با مديريت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری و اظهارنظر در تنظيم و اجرای طرح طبقهبندی مشاغل برای كاركنان دانشگاه.
- كنترل و نظارت بر كار ادارات تابعه و ايجاد هماهنگی بين فعاليتهای آنها.
- اجرای قوانين و مقررات و آئيننامههای استخدامی كشوری و ضوابط اجرایی قانون بودجه سالیانه.
- انجام امور استخدامی كاركنان و اعضای هياتعلمی بر اساس مقررات و آئيننامههای مربوطه.
- نظارت بر ساعات ورود و خروج كاركنان اداری.
- بایگانی اسناد و پرونده های کارکنان به صورت الکترونیکی (آرشيو ديجيتال).
- صدور احكام ماموريت تحصيلی، فرصت مطالعاتی، مأموريتهای آموزشی و اداری اعضاء هيأتعلمی.
- آماده نمودن پروندههای اعضای هيأتعلمی جهت طرح در هيأت مميزه دانشگاه و هیأت رئیسه و هیأت امناء.
- انجام كليه امور مربوط به ارزشيابی عملکرد سالیانه كاركنان.
- اقدام به تامين امكانات رفاهی از قبیل تفاهم نامه بانک، بیمه تکمیلی، مکان های رفاهی و... .
- معرفی به منظوراعطای وامهای مرابحه، قرض الحسنه و ... به بانک طرف قرارداد.
- تهیه دستورکارو صورتجلسات هیات اجرایی منابع انسانی کارمندان.
- نظارت برانجام امور شرکت های خدماتی طرف قرارداد با دانشگاه و تهیه گزارشات ماهیانه و سالیانه .
- برنامهريزی امور انبارداری و نظارت برنحوه نگهداری و ورود و خروج كالاها و ايمنی و حفاظت از آنها.
- تهیه صورت وضعیت ماهانه نیروهای شرکت های خدماتی و ارسال به امور مالی دانشگاه.
- تهیه لیست خارج ازشمول و جمع آوری و تهیه لیست اضافه کار ماهیانه پرسنل.
- انجام امور مربوط به مناقصات و مزايدهها دانشگاه
- انجام کلیه مراحل نیاز سنجی، اخذ مجوز، فراخوان و مصاحبه به منظور جذب نیروی انسانی
- تهیه، تنظیم و ارائه گزارشها و لیست اطلاعاتی پرسنل به واحدهای درخواست کننده
- صدور احکام بازخرید، ذخیره مرخصی و مرخصی استعلاجی اعضای هیات علمی
- جمع آوری و ارسال پروندههای درمانی جانبازان به بنیاد شهید و پرداخت مازاد هزینه بیمه تکمیلی آنان.
- پیشبینی ترفیع و تاریخ بازنشستگی اعضای هیأتعلمی و کارکنان جهت تامین و برآورد اعتبارات لازم .
